Köpguide: Så väljer du rätt papper och etiketter för ditt kontor
Rätt papper och etiketter gör skillnad i vardagen. Oavsett om du ska skriva ut presentationer, skapa etiketter till skrivare för produktmärkning eller behöver storformatspapper till plottrar – valet av material påverkar både resultat och effektivitet. Med över 600 produkter i vårt sortiment hjälper vi dig hitta exakt vad du behöver, online på kontorab.se eller i någon av våra 25 fysiska butiker runt om i Sverige.
1. Identifiera användningsområdet
Första steget är att tänka igenom vad pappret eller etiketterna ska användas till. Olika situationer kräver olika lösningar.
- Vardagliga utskrifter: För vanliga dokument, kopior och interna protokoll räcker standardpapper i A4 mått perfekt. Välj 80 gram för ekonomisk kopieringsvolym, eller 90-100 gram om du vill ha lite mer stadga i pappret. Varumärken som Multicopy och Color Copy erbjuder pålitliga alternativ för både svartvita och färgade utskrifter.
- Presentationer och kundkommunikation: När dokumentet ska representera företaget är kvaliteten viktig. Papper med högre vikt, struktur och vattenstämpel ger en exklusiv känsla. Conqueror Laid-serien med sina eleganta ytor passar utmärkt för brevpapper, inbjudningar och dokument som ska göra intryck. Den subtila strukturen känns direkt i handen och signalerar professionalism.
- Storformat och tekniska ritningar: Arkitekter, ingenjörer och designstudios behöver ofta papper i A3 mått eller större. För detta finns specialanpassade lösningar som plotterpapper i rullar, perfekt för CAD-utskrifter och byggritningar. Välj mellan bestruket och obestruket beroende på om du prioriterar färgåtergivning eller ekonomi.
- Etiketter för olika ändamål: Produktmärkning, fraktetiketter, arkivering eller varningsskyltar – varje syfte kräver sin typ av etikett. Herma erbjuder ett brett sortiment från standardetiketter till extra tåliga utomhusetiketter som tål väder och vind. Välj mellan självhäftande ark för vanliga skrivare eller rulletiketter för termoskrivare vid högre volymer.
- Specialändamål: Ibland behövs något utöver det vanliga. Polyesterfilm för vattentåliga dokument, silkespapper för känslig förpackning, eller presentpapper till företagsgåvor. Även sådana behov täcker vårt sortiment – prata med oss så hittar vi lösningen.
2. Välj rätt pappersvikt och kvalitet
Pappersvikten mäts i gram per kvadratmeter och påverkar både känsla och funktion. Högre vikt betyder stadgare papper, men också högre kostnad. Här är vad som passar för olika situationer:
- 70-80 gram: Standardvikten för vardagliga kopior och interna dokument. Ekonomiskt val när volymen är stor och pappret inte behöver hantera bestrukna ytor eller imponera mottagaren. Fungerar i alla vanliga skrivare och kopiator.
- 90-100 gram: Den perfekta medelvägen. Tillräckligt stadigt för flersidiga dokument, marknadsföringsmaterial och broschyrer. Ger en kvalitetskänsla utan att kosta för mycket. Passar både laser- och inkjetskrivare utan problem.
- 120 gram och uppåt: Premium för exklusiva trycksaker. Visitkort, omslag, inbjudningar och certifikat får rätt tyngd och uttryck. Känns direkt dyrare och mer genomtänkt i handen. Kräver ibland manuell matning i skrivaren.
Förutom vikten spelar även yta och finish roll. Matt yta ger mindre reflexer och passar bra för läsning, medan blank bestruken yta får färger att poppa i broschyrer och fotografier. Struktur som Conqueror Laid erbjuder en taktil dimension som ingen glättat papper kan matcha.
3. Anpassa etiketter till skrivare och miljö
Etiketter är inte bara etiketter. Fel val kan leda till papperskorg full av misslyckade utskrifter eller etiketter som lossnar i fel läge. Tänk på dessa faktorer:
- Skrivartyp: Laserskrivare kräver etiketter som tål värme utan att smälta eller kröka sig. Inkjetskrivare behöver absorberande yta för att bläcket ska torka snabbt. Termoskrivare använder värme direkt på pappret, vilket kräver speciella termo-etiketter utan lim. Brother erbjuder kompletta system med skrivare och matchande etikettband.
- Miljö och exponering: Inomhusbruk med normal luftfuktighet klarar standardetiketter utan problem. Men för lager, butik eller utomhusmiljö behövs tåligare material. Hermas extra robusta etiketter motstår UV-ljus, temperaturskiftningar och fukt, vilket gör dem perfekta för produkter som lagras utomhus eller i kylmiljö.
- Limtyp och yta: Permanent lim för långvarig märkning där etiketten aldrig ska bort. Återanvändbart lim för tillfälliga märkningar som man vill kunna ta bort utan rester. Tänk även på vad etiketten ska sitta på – släta ytor som plast och glas kräver starkare lim än papp och trä.
- Storlek och layout: Från små adressetiketter på 17,8x10mm till stora fraktetiketter på 70x35mm – storleken väljs efter vad som ska stå på etiketten. Många standardstorlekar som 63,5x29,5mm och 38,1x21,2mm passar direkt i vanliga mallar i Word och Excel. Kontrollera att din skrivare stödjer det format du väljer.
4. Volym och ekonomi – räkna smart
Större förpackningar ger lägre pris per ark eller etikett, men bara om du faktiskt använder allt. Överbliven papper som ligger kvar i förrådet i åratal är ingen besparing. Tänk så här:
- Daglig användning: Köp standardpapper i större volymer. Ett kontorspaket med flera tusen ark ger betydligt lägre kostnad per utskrift. Räkna ut månadskonsumtion och lägg en säkerhetsmarginal.
- Sporadisk specialanvändning: För premiumpapper, färgade ark eller specialetiketter – köp mindre mängder. Risken för att kvaliteten försämras vid lång lagring eller att behovet förändras är större än besparingen.
- Testa innan storskalighet: Vid byte av varumärke eller papperskvalitet – börja med en mindre förpackning. Kör testkörningar i era skrivare och utvärdera resultat innan ni fyller lagret.
Kom ihåg att priset per användning ofta väger tyngre än inköpspriset. Etiketter som sitter fast första gången spar tid jämfört med billiga alternativ som kräver ommärkning. Papper som inte krullar i skrivaren minskar stopp och frustration.
5. Hållbarhet och miljöcertifieringar
Allt fler företag ställer krav på hållbara inköp. Lyckligtvis finns gott om alternativ som kombinerar kvalitet med ansvar. Sök efter:
- FSC-certifiering: Garanterar att virket kommer från ansvarsfullt skogsbruk. De flesta varumärken i vårt sortiment erbjuder FSC-alternativ till samma pris som konventionellt papper.
- EU Ecolabel eller Svanen: Nordiska och europeiska miljömärkningar som ställer krav på kemikalieanvändning, energiförbrukning och återvinningsbarhet i produktionen.
- Återvunnet innehåll: Papper med hög andel återvunna fibrer minskar behovet av nytt virke. Modern teknik gör att kvaliteten är lika bra som nytillverkat.
Även etiketter finns med miljöanpassat lim och papper från certifierade källor. Fråga oss om miljöalternativ så guidar vi dig.
Vanliga frågor om papper och etiketter
Vad är skillnaden mellan 80g och 100g papper?
80 gram är standardvikten för vardagskopior – tunn och ekonomisk för stora volymer. 100 gram känns stadgare, hanterar dubbelsidig utskrift bätre och ger en mer professionell känsla. Välj 80g för intern dokumentation, 100g när mottagaren är kund eller partner. Båda fungerar i alla vanliga skrivare.
Kan jag använda vanliga etiketter i laserskrivare?
Nej, inte alla etiketter klarar värmen i laserskrivare. Köp specifikt lasertåliga etiketter där limmet och materialet är anpassat för höga temperaturer. Inkjetetiketter kan smälta, kröka sig eller fastna i skrivaren med stopp och skador som följd. Kontrollera alltid förpackningen innan köp.
Hur länge håller etiketter utomhus?
Standardetiketter bleks och lossnar inom några veckor utomhus. För längre hållbarhet behövs specialetiketter märkta för utomhusbruk. Dessa tål UV-ljus, regn och temperaturväxlingar i flera år. Hermas extra tåliga serie är testad för extrema förhållanden och fungerar utmärkt för varningsskyltar, fastighetsmärkning och utomhusförvaring.
Vilket papper passar bäst för färgutskrifter?
För livfulla färger välj bestruket papper från 100 gram och uppåt. Color Copy är designat specifikt för färglaser och ger skarp färgåtergivning. Inkjet kräver högabsorberande yta – välj då papper märkt för inkjetskrivare. Matt yta ger naturligt intryck, blank yta får färger att lysa starkare men kan ge reflexer.
Kan man skriva ut på båda sidor av alla papper?
De flesta papper från 80 gram och uppåt klarar dubbelsidig utskrift, men tunnare papper kan visa igenom text från andra sidan. För professionella dokument rekommenderas minst 90 gram vid duplex. Kontrollera att skrivaren stödjer automatisk dubbelsidig utskrift, annars får du vända arken manuellt.
Snabb beställningsguide
- Bestäm användning – Vardagskopior, kundpresentationer, etiketter eller storformat? Detta styr materialval och kvalitet.
- Välj rätt specifikation – Pappersvikt, etikettstorlek och skrivarkompatibilitet. Matcha mot era befintliga skrivare och behov.
- Kontrollera miljöcertifiering – Om hållbarhet är viktigt, filtrera på FSC eller Svanen i vårt sortiment online.
- Räkna ut åtgång – Hur mycket förbrukar ni per månad? Större förpackningar ger bättre pris men kräver lagringsutrymme.
- Beställ online eller besök butik – Handla enkelt på kontorab.se eller kom in till någon av våra 25 butiker för personlig rådgivning och direktköp.
- Lägg ordern före 14:00 för leverans inom 1–2 dagar. Vi skickar snabbt och pålitligt över hela landet.
Behöver du större volymer eller specialanpassade lösningar? Hör av dig så hjälper vi er att optimera både inköp och lagerhållning. Vi förenklar din vardag. Punkt.
Kundservice: Ring oss vardagar 08:00–17:00 på 011-440 15 15 eller mejla order@kontorab.se.