Köpguide: Så väljer du rätt arkivering och förvaring för kontoret
Ett välorganiserat kontor börjar med smart förvaring. Med över 300 produkter i vårt sortiment hjälper vi dig hitta rätt lösning – oavsett om du behöver skydda känsliga dokument, organisera pärmar eller få plats med allt kontorsmaterial. Här guidar vi dig genom de viktigaste valen så att du hittar precis det som passar ditt kontor.
1. Identifiera ditt förvaringsbehov
Första steget är att fundera på vad du faktiskt ska förvara. Olika material och dokument kräver olika lösningar:
- Dokument och arkivering: Behöver du förvara stora mängder pärmar och viktiga handlingar? Då är hängmappsförvaring eller arkivskåp rätt val. För riktigt känsliga dokument rekommenderar vi brandsäkra alternativ från Secura som klarar brand i upp till 60 minuter och skyddar mot både eld och obehörig åtkomst.
- Kontorsmaterial och tillbehör: Pennor, häftapparater, tejp och andra småsaker samlas snabbt. Förvaringslådor och skrivbordshyllor håller ordning och ger snabb åtkomst till det du använder varje dag. Varumärken som SmartStore och Leitz erbjuder genomtänkta lösningar som både ser snygga ut och funkar i praktiken.
- Personliga tillhörigheter: Jackor, väskor och privata saker behöver också en plats. Klädskåp och påsskåp med ventilation håller dina tillhörigheter fräscha och separerade från arbetsmaterialet.
- Värdesaker och kassahantering: För kontanter, nycklar eller känsliga USB-minnen behövs ett kassaskåp med robust låsmekanism. Perfekt för butiker, reception eller mindre företag som hanterar kontanter dagligen.
2. Välj rätt typ av förvaringslösning
När du vet vad du ska förvara är nästa steg att välja rätt typ av möbel eller förvaring:
- Arkivskåp och dokumentskåp: Perfekt för långtidsförvaring av viktiga handlingar. Modeller som Arkivskåp Secura SA 990 rymmer upp till 150 stående A4-pärmar och är certifierade enligt nordiska brandstandarder. Justerbara hyllor gör att du enkelt anpassar utrymmet efter behov.
- Förvaringslådor och boxar: Flexibla lösningar som passar överallt – på hyllor, i skåp eller under skrivbordet. Stapelbara varianter sparar plats och håller småsaker borta från damm. Genomskinliga modeller gör att du snabbt ser innehållet utan att öppna.
- Förvaringshyllor och rullvagnar: Öppen förvaring som ger överskådlighet och snabb tillgång. En förvaringshylla med flera nivåer passar utmärkt för pärmar, arkivlådor eller referensmaterial som används ofta. Rullvagnar är smarta i miljöer där du behöver flytta material mellan arbetsplatser.
- Skåp med lås: När säkerhet är viktigt – allt från enkla nyckelskåp till avancerade modeller med elektroniska kodlås. Säkerhetsklassade alternativ skyddar mot både brand och inbrott.
3. Tänk på utrymme och placering
Ett misstag många gör är att köpa förvaring som tar för mycket plats eller inte passar där den ska stå. Mät alltid upp innan du beställer:
- Kontorsstorlek: I små kontorsutrymmen är kompakta lösningar guld värda. Ett smalt arkivskåp kan rymma lika mycket som en bred hylla men tar mindre golvyta. Tänk också höjd – utnyttja vertikalt utrymme istället för att sprida ut förvaringen.
- Åtkomlighet: Placera det du använder dagligen inom räckhåll. Pärmar och arkivmaterial som du sällan plockar fram kan stå högre upp eller längre bort. Skåp med dörrar som öppnas brett underlättar när du behöver komma åt innehållet snabbt.
- Montering och flyttbarhet: Vissa skåp kräver golvankring för säkerhetens skull, särskilt tyngre arkivskåp. Om du hyr lokalen eller vet att ni ska flytta snart kan det vara värt att välja friställda lösningar på hjul som enkelt går att flytta.
4. Säkerhet och certifieringar – när det verkligen spelar roll
För vissa verksamheter är säker förvaring inte ett val utan ett krav. Här är vad du behöver veta:
- Brandskydd: Brandklassade skåp testas enligt NT Fire 017-standarder och anger hur länge innehållet skyddas vid brand. En 60P-klassning betyder att dokumenten överlever brand i 60 minuter med bibehållen läsbarhet. Perfekt för bokföring, kontrakt och andra dokument som måste bevaras enligt lag.
- Inbrottsskydd: Stöldfördröjande skåp har förstärkt stål och säkra låsmekanismer. För högre säkerhetsnivå finns certifierade kassaskåp som motsvarar försäkringsbolagens krav på olika beloppsgränser.
- Låsalternativ: Välj mellan traditionella nyckelskåp, elektroniska kodlås eller kombinationslås. Elektroniska lås ger flexibilitet eftersom du kan ändra koden utan att byta lås, perfekt när personal slutar eller byts ut.
5. Material och hållbarhet
Förvaring på kontoret utsätts för dagligt slitage. Rätt material håller längre och ser bättre ut:
- Metallskåp: Robusta och långa i livet. Pulverlackerad yta tål repor och är lätt att rengöra. Perfekt för arkivskåp och dokumentförvaring där stabilitet är viktigt.
- Plast och transparent material: Lätta förvaringslådor i plast är praktiska för småsaker och kontorsmaterial. Stackbara system från kvalitetsmärken som Durable håller formen även efter år av användning.
- Laminat och träbaserade material: Ger en varm och professionell känsla. Passar särskilt bra i reception och kundmiljöer där estetiken spelar roll. Välj alltid laminat av god kvalitet som tål fukt och missfärgningar.
6. Ergonomi och arbetsflöde
Förvaring handlar inte bara om att gömma undan saker – den ska faktiskt underlätta ditt arbete:
- Rätt höjd: Tungt lyft och onödig sträckning skapar belastningsskador över tid. Placera ofta använda pärmar och material i midjehöjd. Utdragbara lådor och hyllor gör att du slipper böja dig.
- Märkning och överblick: Transparent förvaring eller tydlig märkning sparar tid varje dag. Ett system där alla vet var saker finns minskar letandet och ökar effektiviteten på hela kontoret.
- Ventilation: Stängda utrymmen kan bli unken, särskilt för kläder och skor. Välj skåp med ventilationshål eller perforerade dörrar för bättre luftcirkulation.
7. Budget och långsiktig investering
Förvaring finns i alla prisklasser, men tänk på totalkostnaden över tid:
- Kvalitet betalar sig: Ett välbyggt arkivskåp från ett kvalitetsmärke som Bantex kan användas i decennier. Billiga alternativ kan behöva bytas ut efter några år när lås går sönder eller material deformeras.
- Modularitet: System som går att bygga ut är smartare än att köpa en stor lösning på en gång. Börja med grundmoduler och lägg till fler förvaringslådor eller hyllplan när behoven växer.
- Försäkringskrav: Om du förvarar värdesaker kontrollera vad ditt försäkringsbolag kräver. Ett billigt skåp kan innebära högre självrisk eller ingen ersättning alls vid stöld.
Vanliga frågor om arkivering och förvaring
Hur mycket plats behöver jag för att förvara 100 pärmar?
En standard A4-pärm är cirka 8 cm bred, så 100 pärmar kräver ungefär 8 löpmeter hyllyta. Ett arkivskåp med fyra hyllplan och 60 cm bredd per plan ger cirka 2,4 löpmeter per plan, totalt nästan 10 meter. Välj skåp med justerbara hyllor så att du kan anpassa efter pärmtjocklek och optimera utrymmet.
Vad är skillnaden mellan brandklassning 60P och 120P?
Siffran anger hur många minuter skåpet skyddar innehållet vid brand – 60 minuter respektive 120 minuter. Bokstaven P står för "paper" och innebär att temperaturen inuti skåpet hålls under 150 grader så att papper inte missfärgas eller blir oläsligt. För de allra flesta kontor räcker 60P-klassning, men arkiv med oersättliga dokument kan behöva högre skydd.
Kan jag använda förvaringslådor från Jula eller Jysk på kontoret?
Absolut! Förvaringslådor Jula och förvaringslådor Jysk fungerar utmärkt för allmänt kontorsmaterial som pennor, block och kablar. För mer professionella miljöer eller där ergonomi och hållbarhet är viktigt rekommenderar vi dock specialiserade kontorsmärken som är anpassade för dagligt intensivt bruk och ofta har bättre stackbarhet och märkningssystem.
Hur ofta ska jag rensa och organisera min kontorsförvaring?
Gör en snabb genomgång varje kvartal och en större rensning en gång per år. Släng gamla dokument som passerat arkiveringstiden, returnera utlånat material och se över om ditt nuvarande system fortfarande fungerar. Regelbunden rensning hindrar att förvaring blir överfull och håller arbetsflödet smidigt. Digitalisera äldre material där det är möjligt för att spara fysiskt utrymme.
Vilken förvaring passar för ett hemmakontor?
I hemmakontor vill du ofta ha förvaring som smälter in i bostaden. Välj neutrala färger och diskreta lösningar som ett dokumentskåp med dörrar eller en sittpuff med förvaring som både ger sittplats och gömmer undan papper. Kompakta förvaringshyllor i trä eller laminat fungerar bra och tar inte över rummet visuellt. Prioritera tyst stängning på lådor om du delar utrymme med familjen.
Snabb beställningsguide
- Mät upp ditt utrymme – notera höjd, bredd och djup där förvaringen ska placeras.
- Räkna dina behov – hur många pärmar, lådor eller föremål ska få plats?
- Bestäm säkerhetsnivå – behöver du lås, brandskydd eller bara praktisk förvaring?
- Välj varumärke – vi samarbetar med ledande tillverkare för kvalitet som håller.
- Beställ online på kontorab.se eller besök någon av våra 25 butiker för personlig rådgivning.
- Lägg ordern före 14:00 för leverans inom 1–2 dagar direkt till kontoret.
Kundservice: Ring oss vardagar 08:00–17:00 på 011-440 15 15 eller mejla order@kontorab.se.