Köpguide: Så väljer du rätt kontorsmaterial och papper
Att hålla ett kontor välförsett med rätt kontorsmaterial handlar om mer än bara att köpa in papper och pennor. Det handlar om att skapa förutsättningar för effektivt arbete där alla har de verktyg de behöver – precis när de behöver dem. Med över 3700 produkter i vårt sortiment kan valet ibland kännas överväldigande, men vi hjälper dig att hitta rätt.
1. Börja med det grundläggande – vad behöver ni faktiskt?
Innan du lägger en enda order, ta en runda på kontoret. Vilka produkter tar slut oftast? Vad letar folk efter i skåpen? Här är de vanligaste kategorierna du bör ha koll på:
- Skrivmaterial: Pennor, markörer och överstrykningspennor står för större delen av det dagliga behovet. Varumärken som Pilot och Artline erbjuder pålitliga alternativ som håller länge. Tänk på att ha flera sorter tillgängliga – kulspetspennor för vardagsskrivande, finare pennor för underskrifter och markörer förwhiteboards.
- Papper och block: Från kopieringspapper i stor volym till anteckningsblock och Post-it-lappar. Välj FSC-märkt papper för hållbarhet, och se till att ha flera vikter i lager – 80g/m² för vanlig utskrift och 100g/m² eller mer för presentation.
- Arkivering och förvaring: Pärmar, arkivboxar och märkningssystem håller ordning på dokumenten. För känsliga handlingar finns brandsäkra arkivskåp som Secura SA 990 som skyddar mot både brand och obehörig åtkomst i upp till 60 minuter.
- Dokumenthantering: Dokumentförstörare är kritiska för GDPR-efterlevnad. För kontor med stora volymer klarar moderna modeller flera hundra ark automatiskt, vilket sparar både tid och säkerställer korrekt hantering av känslig information.
2. Anpassa efter verksamhetens storlek och behov
Ett litet konsultbolag med fem anställda har helt andra behov än en större organisation med hundra medarbetare. Här är hur du tänker:
- Små kontor (1-10 personer): Fokusera på kvalitet framför kvantitet. Köp in basvaror i mindre mängder men oftare. Ett grundsortiment med pennor, papper, häftapparater och pärmar räcker långt. Beställ gärna online på kontorab.se för snabb leverans direkt till kontoret.
- Medelstora företag (10-50 personer): Nu börjar volymerna bli relevanta. Upprätta ett basutbud som alla har tillgång till, men låt avdelningar beställa specialprodukter vid behov. Investera i ordentliga förvaringslösningar och ett dokumenthanteringssystem som håller ordning på pappersflödet.
- Större organisationer (50+ personer): Här handlar det om systematik. Centralisera inköpen för bättre priser, men ha lokala förråd på varje avdelning eller våning. Investera i högkapacitetslösningar som automatiska dokumentförstörare och stora förvaringsskåp. Upprätta tydliga rutiner för vem som beställer vad.
3. Säkerhet och efterlevnad – inget att kompromissa med
I en tid med strängare dataskyddsregler är säker dokumenthantering inte längre frivilligt. Här är vad du behöver tänka på:
- Dokumentförstöring: GDPR kräver att känslig information hanteras säkert från start till slut. En dokumentförstörare med säkerhetsnivå P-4 eller P-5 är standard för de flesta kontor. Modeller från Leitz klarar ofta hundratals ark automatiskt, vilket gör processen både säker och effektiv.
- Säker förvaring: Arkivskåp med låsfunktion är ett måste för känsliga handlingar. För verksamheter som hanterar särskilt känslig information – personalakter, juridiska dokument eller finansiella uppgifter – är brandsäkra alternativ som Secura SA 580 en klok investering.
- Märkning och spårbarhet: Produkter från Burde och etikettlösningar gör det enkelt att hålla ordning och märka vad som finns var. Det sparar tid och minskar risken för att känsliga dokument hamnar på fel plats.
4. Hållbarhet – gör smarta val som håller över tid
Hållbarhet handlar inte bara om miljön, utan också om att göra kostnadseffektiva val som fungerar länge. Här är våra bästa tips:
- Certifieringar att leta efter: FSC-märkt papper säkerställer hållbart skogsbruk, medan Svanenmärket garanterar låg miljöpåverkan genom hela produktionskedjan. Dessa certifieringar kostar ofta lite mer initialt men ger bättre värde per användning över tid.
- Återfyllningsbara produkter: Pennor och markörer som går att fylla på igen minskar avfallet dramatiskt. Samma sak gäller häftapparater och hålslag i metall – de håller i åratal istället för att gå sönder efter några månader.
- Köp smart, inte ofta: Volymköp av papper och andra förbrukningsvaror ger både bättre pris och färre leveranser, vilket minskar både kostnad och koldioxidavtryck. Se bara till att ha rätt lagringsutrymme så att produkterna inte skadas.
5. Organisera ditt materialförråd – för smidig vardag
Även det bästa sortimentet blir värdelöst om ingen hittar det de letar efter. Här är hur du skapar ett system som fungerar:
- Logisk placering: Gruppera liknande produkter tillsammans – allt skrivmaterial på en hylla, papper på en annan, arkiveringsprodukter på en tredje. Använd tydliga etiketter så att även nya medarbetare snabbt hittar.
- Först-in-först-ut-principen: Placera nyinkömna produkter längst bak så att äldre varor används först. Det minskar risken för att saker går ut eller blir oanvändbara.
- Miniminivåer: Sätt en tydlig gräns för när det är dags att beställa mer. När pennorna är nere på den sista lådan – beställ. När kopieringspapperet tar slut i förrådet – beställ. Vänta inte tills det är helt slut, för då blir det stressigt.
- Regelbunden inventering: Gå igenom förrådet minst en gång per kvartal. Kasta produkter som är uttorkade eller förstörda, och se över vad som faktiskt används kontra vad som bara tar plats.
6. Specialprodukter för specifika behov
Utöver grundsortimentet finns specialprodukter som kan göra stor skillnad för vissa verksamheter:
- Lager och logistik: Streckkodsläsare och etikettskrivare effektiviserar hanteringen av varor och dokument. Moderna streckkodsläsare klarar både 1D och 2D-koder och fungerar även i tuffa miljöer.
- Reception och säkerhet: Plastkortskrivare för ID-kort och besöksbrickor ger professionell utstrålning och förbättrad säkerhet. Kombinera med laminatorer för extra hållbarhet på korten.
- Presentation och möten: Whiteboards, flipboard-block och presentationsmaterial är ovärderliga för produktiva möten. Satsa på kvalitet här – en bra whiteboard håller i åratal utan att flagor eller bli svår att torka ren.
Vanliga frågor om kontorsmaterial och papper
Hur ofta bör vi beställa nytt kontorsmaterial?
Det beror på er förbrukning, men de flesta kontor mår bra av en grundbeställning varje månad kompletterat med akutbeställningar vid behov. Håll koll på förbrukningen de första månaderna för att hitta er rytm. Med leverans inom 1-2 dagar vid beställning före 14:00 behöver ni inte lagerhålla enorma mängder.
Vad är skillnaden mellan P-4 och P-5 säkerhetsnivå för dokumentförstörare?
P-4 strimlar dokument till bitar mindre än 160 kvadratmillimeter, vilket räcker för de flesta kontor. P-5 går längre och skapar mikroskurna partiklar mindre än 30 kvadratmillimeter – lämpligt för särskilt känslig information som personalakter eller affärshemligheter. Välj nivå efter vilken typ av dokument ni hanterar.
Hur vet jag vilken pappersvikt jag ska välja?
För vanlig intern utskrift och kopiering räcker 80g/m² gott och väl. Välj 90-100g/m² för extern kommunikation som brev och offerter där du vill ge ett mer professionellt intryck. För presentationsmaterial och broschyrer fungerar 120g/m² eller mer bäst.
Behöver vi verkligen brandsäkra arkivskåp?
Om ni hanterar dokument som är svåra eller omöjliga att återskapa – kontrakt, originalhandlingar, personalakter – är svaret ja. Ett brandsäkert skåp skyddar i upp till 60 minuter vid brand och ger er tid att rädda det viktigaste. För mindre kritiska dokument räcker vanliga låsbara skåp.
Kan vi beställa både online och i butik?
Absolut! Beställ bekvämt online på kontorab.se för leverans direkt till kontoret, eller besök någon av våra 25 butiker runt om i Sverige om ni behöver produkterna samma dag. Båda kanalerna ger tillgång till samma sortiment och priser.
Snabb beställningsguide
- Gör en inventering – Gå igenom ert nuvarande förråd och lista vad som behöver fyllas på.
- Prioritera basvaror – Papper, pennor, häftapparater och pärmar ska alltid finnas i lager.
- Lägg till specialprodukter – Dokumentförstörare, arkivskåp och märkningsmaterial efter behov.
- Välj hållbara alternativ – Leta efter FSC och Svanen för miljösmart inköp.
- Beställ online eller i butik – På kontorab.se eller i någon av våra 25 butiker.
- Lägg ordern före 14:00 för leverans inom 1–2 dagar.
Kundservice: Ring oss vardagar 08:00–17:00 på 011-440 15 15 eller mejla order@kontorab.se.